一、本办法所指公文包括商会需要办理存档的各种函件、文字材料。

二、秘书处室商会公文管理的责任部门，由秘书处相关人员具体处理。

三、收文。

1、范围包括：各级党委、政府及部门文件（含传真、电报、信函），各省河南商会、省内各兄弟商会及相关单位的函件（含传真）；

2、收文办理包括：签收、登记、分发、拟办、传递、承办、催办、存档、立卷、销毁等程序；

3、收文当天及时登记、分类、呈送秘书长提出拟办意见，根据情况由副秘书长、秘书长、会长逐级提出批办意见；

4、按批办意见交由专人抓紧办理，秘书处负责催办；

5、没有归档和存档价值的，经鉴别和主管领导批准，可定期销毁。

四、发文。

1、范围包括：商会向上级部门报出的请示、报告及其它公文材料、省外商会与省内兄弟商会、单位工作联系的各种函件，各种白头文；

2、发文办理包括：拟稿、核稿、签发、登记、批示、核对、缮印、用印、送发、归档、立卷、销毁等程序；

3、拟稿人员负责文稿结构层次合理、词句规范通顺、数字事实准确，核稿人员负责是否需要行文，是否符合国家法律、法规和政策方针，文种格式是否符合规定；

4、所有办公起草公文、函、电等由秘书长审阅，由会长（执行会长）或秘书长签发；

5、需要编文号、登记的由秘书处相关工作人员办理；

6、发文要连同签批原告交秘书处存档。